Руководство пользователя ПО «Matchflow»

О документе

Настоящее руководство предназначено для пользователей программного обеспечения «Matchflow». Руководство содержит как сведения общего характера, так и информацию, необходимую для запуска, работы и правильной эксплуатации программного обеспечения «Matchflow».

Сокращения

В документе используются следующие сокращения:

• Система — система Matchflow.
• Сотрудник MF — сотрудник Matchflow.
• Клиент — клиент Системы, не являющийся Сотрудником MF.
• Производитель — клиент системы уровня производителя фармацевтической продукции.
• Сеть — аптечная сеть.

Система Matchflow

Система предназначена для управления отчётностью из аптечных сетей (с автоматическим проведением сверок), верификации ОФД-данных о продажах аптечных сетей, проведения маркетинговых активностей, мониторинга цен и остатков поставщиков.

Функциональные возможности

• автоматизация процессов сбора отчётности со всех Сетей в едином формате — Сети приглашаются через маркетинговые акции (меню «Маркетинг») для взаимодействия с Производителем (меню «Отчёты сетей»);
• проведение маркетинговых активностей — участие Сетей в акциях Производителя осуществляется через меню «Маркетинг»;
• проведение автоматической сверки данных — данные продаж Сетей в отчётах сверяются с данными чеков;
• верифицирование продаж фискальным онлайн-чеком — в отчётах можно просматривать содержимое чеков;
• сокращение времени на обработку информации — построение отчётов по Сетям позволяет удобно получать и просматривать информацию;
• анализ продаж в режиме реального времени — отчёты формируются в реальном времени на основании имеющихся на текущий момент данных о продажах;
• оценка выполнения маркетингового контракта — акционные отчёты строятся на основании выполнения условий акций;
• получение информации о продажах, закупках и остатках в конкретной точке — отчёты строятся в разрезе точек продаж.

Право использования программы предоставляется пользователям посредством удалённого доступа через информационно-телекоммуникационную сеть Интернет. Специальные действия по установке программы на стороне пользователя не требуются. Для эксплуатации программы от пользователя требуются базовые навыки использования ПК и/или мобильного устройства.

Требования к программному и аппаратному обеспечению

Для обеспечения работоспособности программы ПК или мобильное устройство (телефон, смартфон, планшет) должно обладать следующими характеристиками:

• объём оперативной памяти: 2 ГБ;
• разрешение экрана (дисплея) от 1280×720 точек и выше.

Для доступа к программе необходим интернет-браузер (рекомендуемый браузер: Google Chrome) и доступ к сети Интернет.

Веб-приложение

Установка веб-приложения осуществляется кнопкой «Установить Matchflow на рабочий стол», расположенной в общих элементах интерфейса. Веб-приложение полностью повторяет функционал веб-сайта.

Меню веб-приложения вызывается кнопкой . В меню веб-приложения доступны следующие пункты:

• О приложении — показывает краткую информацию о веб-приложении.
• Скопировать URL — копирует в буфер обмена адрес текущей страницы.
• Открыть в Chrome — открывает текущую страницу в браузере Chrome.
• Удалить приложение «MatchflowApp»… — удаляет веб-приложение.
• Масштаб — позволяет изменять масштаб страницы, а также открывать её в полноэкранном режиме.
• Печать… — выводит страницу на принтер.
• Найти… — позволяет осуществить поиск текста на странице.
• Трансляция… — осуществляет трансляцию на веб-камеру.
• Изменить — содержит кнопки «Вырезать», «Копировать» и «Вставить», осуществляющие работу с буфером обмена.

Общие элементы интерфейса

В шапке сайта присутствуют следующие основные элементы:

• Меню навигации — кнопка вызова основного меню навигации по разделам Системы.
• Установить Matchflow на рабочий стол — кнопка, устанавливающая веб-приложение на компьютер или мобильное устройство. По окончании установки веб-сайт открывается в приложении с сообщением «Установка завершена». Кнопка закрывает данное сообщение.
• Скопировать ссылку на страницу — копирует ссылку на текущую страницу Системы. Если Клиент ещё не авторизован, то после авторизации он попадёт на указанную страницу.
• Очистить историю просмотра дисклеймеров — кнопка очистки статуса просмотра сообщений с подсказками. При нажатии такие сообщения будут отображаться повторно.
• Локализация — кнопка переключения локализации Системы.
• Выйти — кнопка сброса авторизации. Производитель попадает на страницу ввода пароля.

В нижней правой части страницы присутствует кнопка , открывающая чат с поддержкой Matchflow.

Чат с поддержкой Matchflow

Сообщения рекомендуется отправлять после авторизации в системе: в этом случае в будущем будет доступна история сообщений, а специалист поддержки Matchflow будет видеть, от какого именно Клиента пришёл запрос. Сообщения отправляются в нижнем поле чата, а в верхнем видна вся переписка.

В чате доступны следующие элементы интерфейса:

• Прикрепить файл — отправить файл специалисту поддержки Matchflow.
• Эмодзи — добавляет эмодзи в диалог.
• Закрыть — закрытие окна чата.

Авторизация в системе Matchflow

Авторизация Производителя состоит из последовательной проверки двух компонентов: ключа доступа и пароля. Производитель попадает на страницу ввода ключа.

Страница ввода ключа

Данная форма предназначена для авторизации Производителя и содержит следующие элементы:

• Поле ввода ключа — в это поле вводится ключ доступа Производителя. Ключ имеет числобуквенный формат. Пример ключа:
  
• «Потеряли ключ?» — ведёт на страницу восстановления доступа.
• ВОЙТИ — подтверждает введённый ключ и ведёт на следующий этап авторизации. Производитель попадает на страницу ввода пароля.
• НАЗАД — неактивна.

Страница ввода пароля

Данная форма предназначена для ввода пароля. Пароль запоминается системой на сутки и по прошествии этого времени просит повторно ввести пароль. Форма содержит следующие элементы:

• Поле «Пароль» — поле, в которое вводится пароль.
• «Задайте пароль для входа в кабинет…» — отображается, если пароль ещё не задан или был сброшен.
• «Введите пароль ещё раз…» — поле подтверждения нового пароля.
• «Забыли пароль?» — ведёт на страницу восстановления доступа. Не отображается, если пароль ещё не был задан или был сброшен.
• ВОЙТИ — подтверждает ввод пароля. Производитель попадает в раздел «Отчёты сетей».

Страница восстановления доступа

Данная страница предназначена для восстановления доступа к Системе. Форма содержит следующие элементы:

• E-mail — указывается регистрационная электронная почта.
• ВОССТАНОВИТЬ — подтверждает восстановление доступа. На указанную электронную почту отправляется письмо со ссылкой для входа, пароль сбрасывается.
• НАЗАД — ведёт на страницу ввода ключа.

Отчёты сетей

В данный модуль можно перейти через соответствующее меню. Предназначен он для работы с отчётами Сетей. Работа с отчётами возможна следующими способами:

• автоматическое получение отчёта от Сети, участвующей в акции;
• загрузка из файла, полученного от Сети иным путём.

Загрузка из файла, полученного от Сети

Вы можете самостоятельно валидировать отчёты о результатах продаж из аптечных сетей, в том числе файлы, полученные из личного кабинета ОФД. Отчёты загружаются по принципу Drag&Drop (как «добавить вложение» в почте) и проходят автоматическую сверку с данными ОФД.

Для загрузки отчёта необходимо:

1. Войти в личный кабинет.
2. Перейти в раздел меню «Отчёты сетей».
3. Загрузить отчёт, перетащив файл на специально предназначенную для этого зону.

На рис. 1 наглядно показано описание раздела «Отчёты сетей».

Статусы загружаемых файлов

Также можно посмотреть оригинал отчёта и отчёт по результатам валидации.

Просмотр отчёта

Для просмотра отчёта нажмите на название загруженного файла в колонке «Отчёт», после чего вы будете перемещены на страницу с отчётом. Ниже приводится описание блоков отчёта (рис. 2).

• 1 · Период — указывается начало и конец периода отображаемых данных.
• 2 · Сравнить — позволяет сравнить отчёт с данными другого выбранного отчёта.
• 3 · Оригинальный файл — кнопка скачивания оригинала отчёта.
• 4 · Экспорт отчёта в CSV — кнопка скачивания отчёта в соответствии с выбранными фильтрами.
• 5 · Дополнительное меню — можно скачать полный отчёт, не зависящий от выбранных фильтров.
• 6 · Продажи — поштучное количество и сумма продаж в отчёте аптечной сети.
• 7 · Чеков — количество чеков в отчёте.
• 8 · Точки продаж — количество точек продаж в отчёте.
• 9 · Товары — количество товаров в отчёте.
• 10 · График — графическое отображение продаж в выбранном периоде. Переключателями на графике можно настраивать шкалу и внешний вид.
• 11 · Точки продаж — список точек продаж аптечной сети из отчёта. Через значок можно посмотреть отсутствующие в справочнике точки продаж. Через фильтр «Ошибки» можно фильтровать точки в разрезе ошибок, через фильтр «Статусы» — в разрезе статусов. Переключателем «Оригинальные адреса» можно включить отображение названий точек из загруженного отчёта. В консолидированном отчёте после выделения одной или нескольких точек кнопкой можно выделить все точки в рамках аптечной сети.
• 12 · Товары — список товаров, загруженных из отчёта. Через значки и можно посмотреть неточные совпадения товаров и неподтверждённые в справочнике товары соответственно. Через фильтр «Статусы» можно фильтровать товары, в том числе просмотреть отсутствующие в отчёте товары. Переключателем «Оригинальные названия» можно включить отображение названий товаров из загруженного отчёта. Через кнопку справа от названия товара можно вручную привязать (красные и жёлтые записи) или отвязать (белые и жёлтые записи) товар от эталонного справочника.
• 13 · Движение товаров — список товаров с разбивкой по времени продажи и возможностью открыть чек, нажав на значок в колонке «Чек». Через фильтр «Ошибки» можно фильтровать товары в разрезе статусов. Вкладку можно развернуть и свернуть.

Фильтрация по точкам и товарам

В представлении отчёта доступны фильтры в блоках 11 и 12 — выпадающие списки названий ошибок, полученных на этапе верификации. Также доступна фильтрация по точкам и по товарам:

1. Нажмите на название точки/товара, выделив строку.
2. Подтвердите выбор кнопкой .
3. Сбросить фильтр можно кнопкой .

В зависимости от выбранного фильтра информация в блоке «Движение товаров» (блок 13) будет меняться.

Ошибки и предупреждения по чекам

У чеков возможны следующие ошибки и предупреждения:

Формат файла данных для верификации

Файл может быть формата CSV или Excel. Файл должен быть в кодировке Windows-1251. Разделитель полей — точка с запятой «;». Файл должен содержать записи о фактах продажи товара и фискальные признаки, соответствующие данным продажам.

В зависимости от используемого ОФД фискальные признаки могут заполняться по-разному. Если какой-то признак не используется, поле может остаться пустым, но присутствовать в файле должно.

Необходимые фискальные признаки по ОФД

Автоматическое получение отчёта от Сети

После того как Сеть в своём личном кабинете подтвердила разрешение на автоматическую отправку отчёта Производителю, отчёт поступает в раздел «Отчёты сетей». Работа с такими отчётами аналогична работе с отчётами, загруженными из файла.

Маркетинг

На данной странице можно просмотреть все текущие акции и работать с приглашениями аптек (рис. 3). Через значок можно просмотреть акцию в редакторе акций.

Редактор акций

На данной странице производится создание и редактирование акции Сотрудником MF. Редактор акций содержит следующие элементы и блоки:

• Название акции — поле, в котором указывается наименование акции.
• Описание акции — поле, в котором указывается описание акции. Поддерживает многострочный ввод.

Блок «Товары и условия»

В данном блоке кнопками «Добавить товар» и «Удалить товар» производится создание и редактирование списка товаров и их настроек. В зависимости от типа акции состав полей различается. Поля могут быть следующими:

• Бренд — выбирается существующий или добавляется новый бренд, по которому будет осуществляться группировка товаров.
• Товар — наименование товара.
• Целевой прирост (%) — прогнозируемый прирост продаж товара.
• Бонус (%) — бонус в процентах от проданного товара.
• Условие, шт. (N) — количество N товара для акции с типом «N+1».
• Цена, ₽ (CIP) — CIP-цена товара.

Мониторинг цен и остатков

В данном пункте можно просмотреть цены поставщиков (рис. 4).

Сверху расположены фильтры, в которых можно выбрать регионы, товары и группы товаров ATX, а кнопкой осуществляется поиск по прайсам поставщиков.

Аварийные ситуации

Решением технических проблем занимается служба поддержки. Возможные технические проблемы и их решение:

Дополнительные рекомендации по освоению

Для успешной работы с системой необходимо:

• получить навыки работы с мобильными устройствами, ПК и соответствующей операционной системой;
• ознакомиться с данным руководством пользователя.

Контакты

Наименование организации: ООО «ФармХаб»
Юридический адрес: 127081, г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Южное Медведково, проезд Дежнева, д. 38А, помещ. 2/1
ИНН/КПП: 7714937779 / 771501001
ОГРН: 1147746681675

Служба технической поддержки: [email protected]
По общим вопросам: [email protected]
Телефон: +7 (495) 120-01-12